Cómo hacer un inventario en un restaurante: Guía completa

El inventario es una de las tareas más importantes en la gestión de un restaurante. Llevar un control preciso de los productos y materiales asegura la continuidad operativa, además de ayudar a reducir costes y minimizar desperdicios. En este post, te explicamos qué es un inventario en hostelería, cada cuánto debes realizarlo y los pasos para hacerlo correctamente.

¿Qué es un inventario en un restaurante?

El inventario en un restaurante es el proceso de registrar y controlar todos los productos y suministros que forman parte de la operación diaria, como son alimentos y bebidas, productos de limpieza, material de cocina y utensilios.

El objetivo es conocer las existencias disponibles y compararlas con las ventas, detectando discrepancias, gestionando correctamente las compras y evitando faltantes que puedan afectar la calidad del servicio. Además, Numier Inventario te desarrolla un análisis visual automático que te permite conocer tu inventario de un solo vistazo. 

¿Por qué es importante hacer un inventario?

Realizar un inventario es necesario para garantizar el abastecimiento, así como para ayudar a:

• Reducir costes: Detecta productos sobrantes o que se estén desperdiciando.
• Evitar pérdidas: Controla posibles robos, errores o caducidades.
• Optimizar compras: Identifica qué productos necesitan ser repuestos y cuáles no.
• Mejorar la toma de decisiones: Obtén datos claros para ajustar el menú, negociar con proveedores y mejorar la rentabilidad.

¿Cada cuánto se debe realizar un inventario en un restaurante?

La frecuencia del inventario depende del tamaño del negocio y del tipo de productos que manejas, pero generalmente se recomienda:

• Diario: Para productos perecederos como frutas, verduras, carnes y pescados.
• Semanal: Para bebidas, productos enlatados o ingredientes con una vida útil más larga.
• Mensual: Para utensilios, material de limpieza y artículos de menor rotación.

Con la ayuda de un software de gestión hostelera como Numier, puedes automatizar estos controles y realizar inventarios más eficientes en menos tiempo. Desde Numier puede realizarse el inventario con mucha versatilidad y telemáticamente desde Numier Inventario, a través de Numier Online, o a través de Numier TPV. 

Realizamos formaciones exclusivas y focalizadas de almacén una vez a la semana, puede ser presencial o en remoto. Consisten en aprender a configurar las materias primas (escandallos y stock mínimo y óptimo), configuración de proveedores, y te enseñamos a realizar el escandallo de cada producto de venta.  Si estás interesado en ellas, ponte en contacto con nosotros. 

Pasos para hacer un inventario en un restaurante

Hacer un inventario puede parecer una tarea complicada, pero siguiendo estos pasos será mucho más sencillo y dinámico. 

1. Define los objetivos del inventario

Antes de empezar, establece qué información necesitas obtener:

• ¿Quieres controlar desperdicios?
• ¿Buscas optimizar tus compras?
• ¿Necesitas ajustar tus márgenes de beneficio?

Un objetivo claro te ayudará a enfocarte en los datos relevantes.

2. Elige un sistema de inventario

Decide si llevarás el inventario de forma manual o con un software especializado. Un sistema digital como Numier Inventario, Numier Online o Numier TPV. 

• Registrar productos de forma automática.
• Acceder a reportes detallados en tiempo real.
• Reducir errores humanos.

3. Organiza las materias primas  por etiquetas (categorías)

Clasifica los artículos en grupos como puede ser, alimentos frescos, alimentos congelados, bebidas alcohólicas y no alcohólicas y productos de limpieza.

Esto facilita el conteo y evita duplicidades, además de poder realizar el inventario por partes, sin necesidad de frenar el ritmo completo de un restaurante, pudiendo realizar el inventarios en varios días.

4. Accede a tu lista de inventario

Numier ya te proporciona tu propia lista de inventario, ahorrando tiempos:

• Etiquetas
• Materias primas asociadas a cada etiqueta, en ellas podremos ver la unidad de compra que facilita el contenido de las existencias

Automatización del conteo de inventario sin necesidad de realizar paralelamente operaciones de sumas o restas. 

5. Analiza los datos obtenidos

Una vez finalizado el conteo, tendrás el resumen de tu inventario y las conclusiones a analizar individualmente para que lo cruces con tu informe de ventas de producto. 

• Materias primas, su control y registro según salidas y entradas. 
• Inventarios incongruentes. 
• Desperdicios no controlados.

Estos datos se pueden analizar con el informe de venta de materia prima, o en el histórico de cada materia prima dentro de la categoría Almacén. 

6. Toma decisiones basadas en el inventario

Utiliza la información para ajustar tus compras, la rotación de productos y las recetas del menú.

Por ejemplo, si detectas que ciertos ingredientes tienen baja rotación, podrías sustituirlos o crear promociones para darles salida.

7. Automatiza el proceso con tecnología

Hacer un inventario manual puede ser tedioso y propenso a errores. Con un software como Numier Inventario, puedes:

• Llevar un control centralizado de todos tus productos/materias primas. 
• Registrar automáticamente las entradas y salidas y traspasos de stock.
• Informes de consulta de stockaje a través de:  Listado de existencias bajo mínimo y el listado hasta el stock óptimo (Numier te sugiere a través de pedido a proveedor tu pedido óptimo en función de tus existencias). 

Realizar un inventario en un restaurante es clave para una gestión eficiente y rentable. Con herramientas como Numier, puedes simplificar este proceso, ahorrar tiempo y reducir errores, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa: ofrecer la mejor experiencia a tus clientes.

¿Listo para optimizar la gestión de tu restaurante? Descubre cómo Numier puede ayudarte a mantener tu inventario bajo control y llevar tu negocio al siguiente nivel.